Kuvaus- ja dronelennätyshakemusrekisteri
Rekisterinpitäjä
Naantalin Satama Oy
Y-tunnus: 2644726–5
Satamatie 13
21100 Naantali
Sähköposti: tietosuoja@portofnaantali.fi
Tietosuojan yhteyshenkilö
Yhteystiedot: tietosuoja@portofnaantali.fi
Rekisterin nimi
Kuvaus- ja dronelennätyshakemusrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään satama-alueella tapahtuvaa kuvaamista ja dronelennätystä koskevien hakemusten vastaanottamiseen, arviointiin, käsittelyyn, päätöksentekoon, luvan myöntämiseen, luvan ehtojen valvontaan sekä yhteydenpitoon hakijan kanssa.
Tietoja voidaan käyttää myös turvallisuus-, turva- ja viranomaisvaatimusten täyttämiseksi sekä mahdollisten vahinko-, poikkeama- tai turvallisuustilanteiden selvittämiseksi.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Hakemuksesta voidaan kerätä seuraavia tietoja:
Hakijan tiedot: Nimi, organisaatio tai yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Kuvausta koskevat tiedot: kuvauksen tarkoitus, kuvauksen kohde, kuvauspäivä ja ajankohta, kuvauspaikat satama-alueella, kuvauksessa käytettävä kalusto, kuvausryhmän osallistujat
Dronelennätystä koskevat tiedot: Drone-operaattorin nimi, operaattorin yhteystiedot, dronen tyyppi ja tunnistetiedot, lentosuunnitelma, lentopaikka ja -aika, lentokorkeus
Käsittelyperuste
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Naantalin Satamalla on oikeutettu etu käsitellä hakemuksen yhteydessä toimitettuja henkilötietoja satama-alueen turvallisuuden, turvatoimien, operatiivisen toiminnan, omaisuuden suojan sekä kuvaus- ja dronetoiminnan hallinnan varmistamiseksi.
Hakija toimittaa tiedot vapaaehtoisesti hakiessaan lupaa satama-alueella tapahtuvaan kuvaamiseen tai dronelennätykseen, jolloin rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä hakemuksen käsittelyyn tarvittavia tietoja.
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Henkilötietoja käsittelevät Naantalin Satama Oy:ssä vain ne henkilöt, joiden tehtäviin lupahakemuksen käsittely kuuluu.
Microsoft toimii Microsoft 365 -palveluiden toimittajana. PRO24-järjestelmän palveluntarjoaja käsittelee tietoja järjestelmän toimittamiseen, ylläpitoon ja tukeen liittyvissä tehtävissä rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle tai muulle vastaanottajalle, jos luovuttamiseen on lakisääteinen peruste tai se on tarpeen palautteessa ilmoitetun asian asianmukaiseksi selvittämiseksi.
Microsoft Oy O365-palvelujen, kuten sähköpostin järjestelmätoimittajana.
SK Protect Pro24 järjestelmän toimittajana ja ylläpitäjänä.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Ilman yhteystietoja rekisterinpitäjä ei voi vastata hakijalle eikä välttämättä pysty pyytämään asian ratkaisemiseksi tarvittavia lisätietoja.
Hakemuksen käsittely edellyttää tarvittavien yhteys- ja lupakäsittelytietojen toimittamista. Mikäli vaadittuja tietoja ei anneta, hakemusta ei välttämättä voida käsitellä eikä lupaa myöntää.
Henkilötietojen säilytysaika
Hakemuksia ja niihin liittyviä käsittelytietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen lupien hallinnan, turvallisuuden, viranomaisvaatimusten, mahdollisten vahinkotilanteiden selvittämisen sekä oikeudellisten vaateiden käsittelyn kannalta.
Jos palaute johtaa reklamaatioon, vahinkoasian käsittelyyn, oikeusvaateeseen, turvallisuus- tai tietoturvapoikkeaman tutkintaan tai viranomaisasian käsittelyyn, tarpeelliset tiedot siirretään kyseisen asian käsittelyprosessiin ja säilytetään siinä sovellettavan säilytysajan mukaisesti.
Anonymisoitua hakemustietoa voidaan säilyttää toiminnan kehittämistä, seurantaa ja raportointia varten, jos henkilö ei ole enää tunnistettavissa suoraan tai kohtuudella käytettävissä olevin keinoin.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä. Pyyntö arvioidaan tapauskohtaisesti. Käsittelyä voidaan jatkaa, jos rekisterinpitäjällä on käsittelyyn huomattavan tärkeä ja perusteltu syy tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan pyynnön luonne, pyydettävien tietojen arkaluonteisuus ja käytettävissä olevat tunnistetiedot huomioiden. Tavanomaisessa asiassa tunnistaminen voidaan tehdä ilmoitetun sähköpostiosoitteen ja palautetta koskevien yksilöintitietojen perusteella. Tarvittaessa rekisterinpitäjä pyytää lisätietoja tai käyttää vahvempaa tunnistamistapaa. Henkilötodistuksesta ei oteta jäljennöstä ilman erillistä perusteltua tarvetta.
Jokaisella rekisteriin tallennetulla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tiedot luovutetaan henkilölle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@portofnaantali.fi
Jotta henkilö voi käyttää oikeuksiaan, hänet tulee tunnistaa luotettavasti. Lupahakemusrekisterin tapauksessa tunnistaminen perustuu sähköpostiosoitteeseen, josta rekisteröidyn pyyntö on lähetetty.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.