Naantalin Sataman suuronnettomuusharjoitus kehitti toimintaamme

Lähdimme maaliskuussa 2016 mukaan kansainväliseen EU-rahoitteiseen Hazard-hankkeeseen (2016-2019), jonka tavoitteena oli parantaa turvallisuutta ja turvallisuuskäytäntöjä Itämeren alueen satamissa. Onnettomuuksien ennaltaehkäisyyn sekä hallintaan keskittyvä hanke tarkasteli laaja-alaisesti kuljetusten turvallisuuskysymyksiä Itämeren alueen satamissa. Satamat sijaitsevat usein lähellä asutusta ja onnettomuuden sattuessa suuri määrä asukkaista voi altistua vaaralle. Kansainvälinen hanke kehitti turvallisuuskäytäntöjä sekä helpotti usein muuttuvien ja tarkentuvien turvallisuussäännösten ja -vaatimusten kanssa toimimista.

Viestinnällisestä näkökulmasta hankkeen yksi keskeinen tavoite oli myös kommunikaation ja viestinnän kehittäminen. Viranomaisten ja satamatoimijoiden välillä käydyn kommunikaation kehittämisen lisäksi viestinnässä on tärkeää saavuttaa nopeasti kriisitilanteissa myös suuri yleisö.

Projektin vetovastuussa oli Turun yliopiston kauppakorkeakoulu. Varsinais-Suomen pelastuslaitos vastasi hankkeessa harjoitustoiminnan koordinoinnista sekä johtamisesta, lisäksi harjoituksiin osallistuivat Turun ja Naantalin satamat sekä Neste Oyj:n terminaali- ja satamatoiminnot.

Muita hankkeen avainkumppaneita olivat eurooppalaisen TENT-T -liikenneverkoston satamat ja niiden logistiikkaoperaattorit sekä kansalliset ja alueelliset pelastuslaitokset. Projektissa oli mukana 15 yhteistyökumppania kuudesta Itämeren alueen maista.

Sujuvalla ja toimivalla viestinnällä on tärkeä rooli eri toimijoiden varautuessa erilaisiin onnettomuustilanteisiin ja viestinnän merkitys korostuu erityisesti onnettomuustilanteessa.

Naantalin sataman kriisiviestintä kehittyi Hazard-hankkeen aikana

Naantalin satamassa oli vasta aloitettu kriisiviestinnän suunnittelu, kun aloitimme kansainvälisen Hazard-projektin. Kriisiviestintä pelkkänä sanana herättää joskus pientä ihmetystä, ehkäpä hieman huoltakin. Mistä sitten lähteä liikkeelle? Alkuvaiheessa oli tärkeintä päivittää kriisiviestinnän oikeat yhteystiedot (mm. satama-alueella toimijat) ja miettiä toimintamallia mitä, missä ja miten viestimme mahdollisen häiriötilanteen alkaessa. Oman haasteensa tuo toki aina se, että organisaatioissa tapahtuu nykyään paljon henkilöstömuutoksia, joten yhteistyökumppanien yhteystiedot on syytä tarkistaa vähintään puolen vuoden välein.

Mitä jos onnettomuus tai häiriötilanne sattuu viikonlopun aikana, kun satamassa on paikalla vain satamavalvonta? Kuka viestii, miten viestii ja kenelle viestii? Tärkeää on perustaa kriisiviestinnän johtoryhmä, mikä kokoontuu johtokeskukseen mahdollisen kriisin sattuessa (mahdollisuuksien mukaan) ja nimetä kunkin jäsenen vastuut etukäteen.  Kun on harjoiteltu käytännössä mahdollista kriisitilannetta etukäteen, on paljon helpompi toimia tositilanteessa ja siten tietää myös paremmin miten toimia häiriötilanteen sattuessa.

Hazard -hankkeen aikana osallistuimme myös lukuisiin harjoitustilanteisiin (esim. suuronnettomuusharjoituksiin), joissa saimme testata sekä omat viestintäkanavamme että nykyisen toimintamallin.

Etukäteen pidetyt harjoitukset osoittautuvatkin erittäin tärkeäksi osaksi kriisiviestintätyön kehittämiselle. Harjoituksen aikana on hyvä tilaisuus testata kriisiviestintäketjun toimivuus. Samalla on mahdollista kehittää uusia ja usein paremmin käytännössä toimivia toimintamalleja. Henkilöstön toimintamalliohje on hyvä pitää lyhkäisenä (A4) vastuuhenkilöineen. Siinä on määritelty kaikkien vastuut, miten kriisin sattuessa toimitaan, kuka viestii, miten viestii ja kenelle viestii.

Kriisiviestintäkanavia ei ole koskaan liikaa – somekanavat tehokkaasti käyttöön

Viestintä on aina haastavaa, erityisesti häiriötilanteen/kriisin syntyessä. Jotta tieto häiriötilanteesta saavuttaisi mahdollisimman nopeasti laajan yleisön, on tarpeellista käyttää erilaisia viestintäkanavia kriisitilanteen sattuessa. Tärkeintä on yrittää tavoittaa nopeasti laaja yleisö, joka voi omalta osalta auttaa myös kriisin tiedottamisessa edelleen. Somekanavat ja verkkosivustot sekä erilaiset WhatsUp-ryhmät kannattaa ottaa käyttöön. Facebook tavoittaa aina jonkun osan suuresta yleisöstä, Twitter saavuttaa nopeasti median. Verkkosivuillekin voi perustaa erillisen kriisiviestintäkanavan.

Hazard-projektin edetessä meillä oli hyvä mahdollisuus vaihtaa kriisiviestintään liittyviä ajatuksia myös kansainvälisten kollegojen kesken erilaisissa harjoituksissa ja seminaareissa: syvennyimme myös erilaisten workshoppien ja ryhmätöiden avulla tarkemmin kriisiviestinnän kiemuroihin sekä siihen liittyviin haasteisiin.

Kriisiviestintä jo sanana voi aiheuttaa pientä hämmennystä. Rakkaalla lapsella onkin monta nimeä: eri organisaatiot käyttävätkin kriisistä aika usein eri nimeä, puhutaan poikkeamatilanteesta, häiriötilanteesta tai kriisistä.

Projektin ja harjoitusten edetessä saimme lisää työkaluja kriisiviestinnän kehittämiselle. Tehostaaksemme kriisiviestintäämme perustimme uusia kriisiviestinnän kanavia viestin eteenpäin saamiseksi.

Tässä on vain yksi näyttö siitä, että miten kansainväliseen sekä sujuvaan yhteystyöhön linkittyvä hanke, harjoituspalaverit ja -kokoukset (erityisesti painottaen tässä kohtaa tärkeitä suuronnettomuusharjoituksia), voivat saada aikaan positiivisen sykäyksen yrityksen kriisiviestinnän kehittämiselle. Hankkeen edetessä aloitimme samaan aikaan myös sataman toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisprojektin. Kolme vuotta kestäneen Hazard-hankkeen aikana opimme paljon turvallisuuskäytännöistä sekä onnettomuuksien ennaltaehkäisystä. Oli tarpeellista tarkastella sekä kriisiviestintää että kriisinjohtamisjärjestelmää eri näkökulmista.

Dokumentoidut A4-liuskat näyttävät aina vaan niin hyviltä, ainakin paperilla. Tuli häiriötilanne (mitä ei tietenkään toivota) tai ei, niin hankkeen lopputuloksena meillä on nyt käytössä suhteellisen kattavan kriisiviestintäsuunnitelman lisäksi myös kriisihallinnan johtamisjärjestelmä, josta voimme olla erityisen tyytyväisiä.

Tässä kohtaa on hyvä hetki kiittää hankkeessa kaikkia mukanaolijoita, projektipartnereita, suomalaisia sekä ulkomaalaisia: aivan mahtavia kollegoja. Oli hienoa ja opettavaista olla mukana!

Tarja Siekkinen

Johdon ja viestinnän assistentti

Naantalin Satama

Lue lisää hazard- hankkeesta https://blogit.utu.fi/hazard/

#kriisiviestintä